Reglamento para Expositores
Ubicación, fechas y horarios de la exposición
El Congreso LASA2027 se llevará a cabo en la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM). La sala de exposiciones estará abierta a los asistentes al Congreso el miércoles 16 de junio, jueves 17 de junio, viernes 18 de junio y sábado 19 de junio, de 9:00 a.m. a 7:00 p.m.; y el domingo 20 de junio, de 9:00 a.m. a 1:00 p.m.
Montaje y desmontaje
Los expositores podrán montar sus espacios el martes 15 de junio, de 12:00 p.m. a 7:00 p.m. El desmontaje podrá realizarse el domingo 20 de junio, de 1:00 p.m. a 3:00 p.m. El desmontaje de los espacios deberá completarse dentro de ese horario; no se permite desmontar antes de tiempo. (Sujeto a cambios).
Asignación de espacios
Los expositores pueden seleccionar su espacio al momento de realizar la compra mediante el sistema de pedidos en línea. De lo contrario, el personal de LASA asignará un espacio cuando se envíe un formulario de pedido en PDF. Los espacios de exposición solo podrán ser ocupados y utilizados por el expositor que realizó el pago original. Los patrocinadores recibirán ubicaciones preferenciales, siempre que estén disponibles al momento de la compra.
Cada espacio incluye dos mesas, tres sillas, manteles y un tomacorriente con cable de extensión. La mayoría de los espacios mide 2,5 metros (8,25 pies) de ancho en la parte posterior, 2,2 metros (7,2 pies) de ancho en la parte frontal y aproximadamente 3 metros (10 pies) de profundidad. Algunos espacios pueden ser ligeramente más pequeños debido a la forma circular del recinto. Las mesas estarán cubiertas y ubicadas bajo una estructura con una altura de 2,5 metros (8,25 pies).
El piso es de concreto.
Tomacorrientes disponibles en toda el área
Habrá tomacorrientes disponibles en toda el área de exposición para cargar computadoras portátiles y teléfonos celulares. Este servicio se ofrece como cortesía para los expositores. Si necesita mayor capacidad eléctrica para su espacio, comuníquese con Margaret a través de exhibits@maestromeetings.org para obtener información sobre las opciones disponibles y sus costos.
Requisitos para exponer y anunciarse
El contenido y los materiales exhibidos deben ser acordes con la disciplina de los estudios latinoamericanos y contribuir al desarrollo profesional de académicos, profesionales, docentes y estudiantes. LASA se reserva el derecho de restringir las exhibiciones y los materiales publicitarios que no cumplan con estos criterios o que perjudiquen los intereses generales de la exposición.
Tarifas de alquiler y calendario de pagos
El sistema de pagos en línea permite reservar un espacio y pagar hasta 30 días después, solicitar una factura o pagar al momento de realizar el pedido. Los espacios que no se hayan pagado en su totalidad después de 30 días volverán a estar disponibles para otros expositores. La fecha límite para realizar la compra es el 27 de abril de 2027. Si utiliza el formulario de reserva, recibirá una factura dentro de las dos semanas posteriores a la presentación de su pedido. El espacio se le asignará una vez recibido el pago.
Cancelaciones
Las cancelaciones realizadas antes del 1 de mayo de 2027 recibirán un reembolso, descontando una tarifa administrativa del 20 %. Las cancelaciones realizadas después del 1 de mayo de 2027 no serán reembolsadas. LASA se reserva el derecho de reorganizar el plano de distribución si surge algún problema. Si un expositor no ocupa el espacio contratado antes de las 9:00 a. m. del miércoles 16 de junio, cuando abra la exposición, LASA podrá reasignar el espacio sin obligación de reembolsar el pago. Los expositores que lleguen después del horario de montaje deberán ocupar el espacio que se les reasigne.
Inscripción: La inscripción se realizará antes del Congreso mediante el envío de los nombres, números de identificación y direcciones de correo electrónico del personal expositor. Un representante de LASA o MaestroMeetings se comunicará con la persona de contacto principal para recopilar esta información. Se enviarán instrucciones para imprimir los gafetes antes del Congreso.
Se proporcionarán tres (3) inscripciones de cortesía por espacio de exposición. Los gafetes no son transferibles y solo podrán ser utilizados por los representantes del expositor que realizó el pago original. Durante el montaje y el desmontaje, solo se permitirá el acceso a la sala de exposiciones a los representantes autorizados de cada espacio. Nota: Las personas que participen en el Congreso deben adquirir la inscripción correspondiente. Los gafetes de expositor no permiten participar activamente en el Congreso. Pueden adquirirse gafetes adicionales por $30.
Leyes y reglamentos
Los expositores deben cumplir con todas las normas de seguridad contra incendios, salud y seguridad del edificio. Los materiales de exposición sobrantes deben guardarse adecuadamente debajo de las mesas, ya que no habrá servicio de almacenamiento fuera del recinto. No obstruya los pasillos con materiales adicionales. No se permite instalar estructuras en los laterales del espacio que puedan bloquear la visibilidad de los espacios contiguos. LASA se reserva el derecho de solicitar que se retire cualquier objeto colocado en los pasillos.
Asegúrese de que el uso del espacio alrededor de su puesto no interfiera con la visibilidad de las mesas de otros expositores. Evite cualquier montaje que restrinja el paso de los asistentes.
Recomendamos que los expositores no dejen sus espacios sin supervisión durante el horario de la exposición. Está prohibido ceder o subarrendar cualquier espacio asignado. Los expositores son responsables de contratar un seguro que cubra sus bienes. Los expositores reconocen que ni LASA ni la UNAM son responsables de las pérdidas que puedan ocurrir en sus espacios.
Consolidación y envío de mercancías
La información sobre la consolidación y el envío de mercancías se proporcionará a los expositores en la primavera de 2027. Una vez que se facilite la información de la empresa encargada de la consolidación, podrán solicitarse servicios adicionales, como mobiliario, estanterías para libros u otros requerimientos para los espacios de exposición.
Estacionamiento y carga por cuenta propia en la Unidad de Posgrado
La UNAM dispone de un estacionamiento para proveedores que permite acceder directamente al área de la feria del libro a través de un sendero peatonal.
Ventas e impuestos
Todos los expositores que realicen ventas durante el Congreso son responsables de obtener las licencias correspondientes y recaudar los impuestos sobre las ventas cuando corresponda. También deben cumplir con todos los requisitos comerciales y aduaneros aplicables en la Ciudad de México.
Plataformas de punto de venta
Es posible que no todas las plataformas de punto de venta funcionen en México. Recomendamos investigar cuál es la plataforma de ventas más adecuada antes de su llegada. Habrá conexión Wi-Fi y servicio de telefonía celular en el área de exposición.
Seguridad
LASA proporcionará seguridad en el área de exposición. Sin embargo, ni LASA ni la UNAM serán responsables de los daños o perjuicios que puedan sufrir los bienes, empleados o representantes de los expositores como consecuencia de robos, incendios, accidentes u otras causas. Por medio del presente, el expositor exime a LASA y a la UNAM de cualquier reclamación de esta naturaleza y se compromete a indemnizarlas frente a cualquier reclamación derivada de las actividades del expositor, sus directivos y sus empleados.
Eventos privados
Los expositores no podrán programar ni organizar reuniones privadas, cócteles, eventos especiales u otras actividades de hospitalidad sin la autorización del responsable de ventas de espacios de exposición de LASA. Para solicitar un evento o servicios de catering, comuníquese con exhibits@maestromeetings.org. Las actividades sociales deberán programarse en un horario y lugar que no interfieran con las actividades de la exposición.
Daños a la propiedad
El expositor será responsable de los daños que él mismo, sus agentes, empleados o representantes causen a los pisos, paredes o columnas del edificio, al equipamiento estándar de los espacios de exposición o a los bienes de otros expositores. Está prohibido utilizar cualquier tipo de pintura, laca, adhesivo u otro recubrimiento para construir o revestir columnas, pisos o paredes, o para modificar el equipamiento de los espacios de exposición.
Personal de trabajo
Todo el trabajo relacionado con el espacio de exposición proporcionado deberá ser realizado por personal propio del expositor, que deberá llevar una identificación visible que indique la empresa a la que pertenece. LASA no será responsable de ninguna tarifa ni cargo adicional por servicios contratados por el expositor.
Otros asuntos
Todos los asuntos no contemplados específicamente en este reglamento quedarán sujetos a la decisión de LASA. LASA podrá, a su entera discreción, realizar cambios, modificaciones o adiciones razonables a las normas del contrato. LASA notificará por escrito a los expositores cualquier cambio o adición a este reglamento.