Règlement des Exposants

Lieu, dates et horaires de l’exposition

Le congrès LASA2027 se tiendra à l’Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM). L'espace d’exposition sera ouvert aux participants du congrès le mercredi 16 juin, le jeudi 17 juin, le vendredi 18 juin et le samedi 19 juin, de 9 h à 19 h, ainsi que le dimanche 20 juin, de 9 h à 13 h.

Installation et démontage

Les exposants pourront installer leurs stands le mardi 15 juin, de 12 h à 19 h. Le démontage des stands pourra avoir lieu le dimanche 20 juin, de 13 h à 15 h. Le démontage devra être terminé pendant cette période ; aucun démontage anticipé ne sera autorisé. (Sous réserve de modifications.)

Attribution des espaces

Les exposants peuvent choisir leur emplacement au moment de l’achat via le système d'achat en ligne. À défaut, un emplacement sera attribué par le personnel de LASA lors de la soumission d’un bon d'achat au format PDF. Les espaces d’exposition ne peuvent être occupés et exploités que par l’exposant ayant effectué le paiement initial. Les sponsors se verront attribuer des emplacements privilégiés, sous réserve de disponibilité au moment de l’achat.

Chaque espace comprend deux tables, trois chaises, des nappes et une prise électrique avec rallonge. La plupart des espaces mesurent 2,5 mètres (8,25 pieds) de largeur à l’arrière, 2,2 mètres (7,2 pieds) à l’avant et environ 3 mètres (10 pieds) de profondeur. Certains espaces peuvent être légèrement plus petits en raison de la configuration circulaire du lieu. Les tables seront couvertes et situées sous un plafond d’une hauteur de 2,5 mètres (8,25 pieds).

Le sol est en béton.

Prises électriques disponibles dans toute la zone

Des prises électriques seront mises à disposition dans toute la zone d’exposition. L’alimentation électrique est prévue pour recharger les ordinateurs portables et les téléphones mobiles. Ce service est offert gracieusement aux participants. Si votre espace d'exposition nécessite une puissance électrique supérieure, veuillez contacter Margaret à l’adresse exhibits@maestromeetings.org pour obtenir des informations sur les options payantes.

Conditions d’admissibilité pour exposer et faire de la publicité

Le contenu et les documents présentés doivent être en adéquation avec le domaine des études latino-américaines et contribuer au développement professionnel des chercheurs, professionnels, enseignants et étudiants. LASA se réserve le droit de restreindre les expositions et les supports publicitaires qui ne respectent pas ces critères ou qui vont à l’encontre des intérêts généraux de l’exposition.

Frais de location et calendrier des paiements

Le système de paiement en ligne vous permet de réserver un espace et d’effectuer le paiement jusqu’à 30 jours plus tard, de demander une facture ou de payer au moment de la commande. Les espaces dont le paiement intégral n’aura pas été effectué dans les 30 jours seront remis à disposition pour la vente. La date limite d’achat est fixée au 27 avril, 2027. Si vous utilisez le formulaire de réservation, une facture vous sera envoyée dans les deux semaines suivant votre commande. Votre espace vous sera attribué une fois le paiement reçu.

Annulation

Toute annulation effectuée avant le 1er mai, 2027, donnera lieu à un remboursement, déduction faite de frais de service de 20 %. Aucune annulation effectuée après le 1er mai, 2027, ne sera remboursée. LASA se réserve le droit de réorganiser le plan d’implantation en cas de problème. Si un exposant n’occupe pas l’espace réservé au plus tard le mercredi 16 juin à 9 h, heure d’ouverture de l’exposition, LASA pourra réattribuer cet espace sans obligation de remboursement. Les exposants arrivant après la période prévue pour l’installation devront occuper un autre emplacement qui leur sera attribué.

Inscription : l’inscription aura lieu avant le congrès. Les exposants devront fournir les noms des membres de leur équipe, leurs numéros d’identification (ID) et leurs adresses e-mail. Un représentant de LASA ou de MaestroMeetings contactera la personne référente afin de recueillir ces informations. Des instructions vous seront envoyées pour imprimer vos badges avant le congrès.

Trois (3) inscriptions gratuites seront offertes par stand. Les badges sont personnels et ne peuvent être transférés ; ils ne peuvent être portés que par les représentants de l’exposant ayant effectué le paiement initial. Seuls les représentants autorisés des stands seront admis dans le hall d’exposition pendant les périodes d’installation et de démontage. Remarque : les participants au congrès doivent acheter une inscription au congrès.  Les badges exposants ne donnent pas droit à participer activement au Congrès. Des badges supplémentaires peuvent être achetés au prix de 30 $.

Les exposants doivent respecter toutes les réglementations du bâtiment en matière de sécurité incendie, de santé et de sécurité. Les surplus de matériel d’exposition doivent être correctement rangés sous les tables, car aucun espace de stockage extérieur ne sera disponible. Ne bloquez pas les allées avec du matériel supplémentaire. Aucune structure ne peut être installée sur les côtés des stands si elle risque de masquer la vue des stands adjacents. LASA se réserve le droit d’exiger le retrait de tout objet placé dans les allées.

Veillez à ce que l’utilisation de l’espace autour de votre stand ne gêne pas la visibilité des tables des autres exposants. Évitez toute installation susceptible d’entraver la circulation des participants.

Nous recommandons aux exposants de ne pas laisser leurs stands sans surveillance pendant les heures d’ouverture de l’exposition. Il est interdit de céder ou de sous-louer un espace attribué pendant l’exposition. Les exposants sont responsables de souscrire une assurance couvrant leurs biens. Les exposants reconnaissent que ni LASA ni l’UNAM ne sont responsables des pertes survenues sur leur stand.

Consolidateurs et expédition

Les informations relatives au regroupement et à l’expédition des marchandises seront communiquées aux exposants au printemps 2027. Les demandes spéciales de mobilier supplémentaire, d’étagères à livres ou d’autres équipements pour les stands pourront être effectuées lorsque les informations du prestataire chargé du regroupement et de l’expédition seront disponibles.

Stationnement et chargement autonome à l’Unidad de Posgrado

L’UNAM met à disposition un parking réservé aux fournisseurs, qui permet d’accéder directement à la zone de la foire du livre par une allée piétonne.

Ventes et taxes

Tous les exposants réalisant des ventes pendant le congrès sont responsables de l’obtention des autorisations requises et de la collecte des taxes sur les ventes, le cas échéant. Les exposants doivent également satisfaire à toutes les exigences commerciales et douanières applicables à Mexico.

Plateformes de point de vente

Certaines plateformes de point de vente peuvent ne pas fonctionner au Mexique. Nous vous recommandons de rechercher la plateforme de vente la mieux adaptée avant votre arrivée. Le Wi-Fi et le réseau mobile seront disponibles dans la zone d’exposition.

Sécurité

LASA assurera la sécurité de la zone d’exposition. Toutefois, ni LASA ni l’UNAM ne pourront être tenues responsables des pertes ou dommages subis par les biens, les employés ou les représentants des exposants en raison d’un vol, d’un incendie, d’un accident ou de toute autre cause. L’exposant dégage par la présente LASA et l’UNAM de toute responsabilité à cet égard et s’engage à les indemniser pour toute réclamation découlant des activités de l’exposant, de ses dirigeants ou de ses employés.

Événements privés

Les exposants ne peuvent ni organiser ni accueillir des réceptions privées, des cocktails, des événements spéciaux ou d’autres activités de convivialité sans l’accord du responsable des ventes des espaces d’exposition de LASA. Pour demander l’organisation d’un événement ou des services de restauration, veuillez contacter exhibits@maestromeetings.org. Les événements sociaux doivent être programmés à une date, une heure et un endroit qui n’interfèrent pas avec les activités de l’exposition.

Dommages matériels

L’exposant est responsable des dommages causés par lui-même, ses agents, ses employés ou ses représentants aux sols, murs ou colonnes du bâtiment, au matériel standard des stands ou aux biens des autres exposants. Il est interdit d’utiliser de la peinture, de la laque, des adhésifs ou tout autre revêtement pour construire ou recouvrir des colonnes, des sols ou des murs, ou pour traiter le matériel des stands.

Main-d’œuvre

Tout travail lié à l’espace d’exposition fourni doit être effectué par le personnel de l’exposant, qui doit porter un signe d’identification visible indiquant son appartenance à l’entreprise. LASA ne sera responsable d’aucun frais ni supplément lié aux services contractés par l’exposant.

Autres dispositions

Toute question qui n’est pas expressément couverte par le présent règlement sera soumise à la décision de LASA. LASA peut, à sa seule discrétion, apporter des modifications, des amendements ou des ajouts raisonnables au règlement contractuel. LASA informera les exposants par écrit de toute modification ou de tout ajout au présent règlement.