Regulamentos para Expositores
Local, datas e horários da exposição
O Congresso LASA2027 será realizado na Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM). A área de exposição estará aberta aos participantes do Congresso na quarta-feira, 16 de junho; quinta-feira, 17 de junho; sexta-feira, 18 de junho; e sábado, 19 de junho, das 9h às 19h; e no domingo, 20 de junho, das 9h às 13h.
Montagem e desmontagem
Os expositores poderão montar seus estandes na terça-feira, 15 de junho, das 12h às 19h. A desmontagem poderá ser realizada no domingo, 20 de junho, das 13h às 15h. A desmontagem dos estandes deverá ser concluída dentro desse horário; não será permitido desmontar antes do horário previsto. (Sujeito a alterações.)
Atribuição dos espaços
Os expositores poderão selecionar seus espaços no momento da compra, por meio do sistema de pedidos on-line. Caso contrário, a equipe da LASA atribuirá um espaço quando receber um formulário de pedido em PDF. Os espaços de exposição só poderão ser ocupados e utilizados pelo expositor que efetuou o pagamento original. Os patrocinadores terão prioridade na escolha de localizações privilegiadas, desde que estejam disponíveis no momento da compra.
Cada espaço inclui duas mesas, três cadeiras, toalhas de mesa e uma tomada elétrica com extensão. A maioria dos espaços mede 2,5 metros (8,25 pés) de largura na parte de trás, 2,2 metros (7,2 pés) de largura na parte da frente e aproximadamente 3 metros (10 pés) de profundidade. Alguns espaços podem ser ligeiramente menores devido ao formato circular do local. As mesas ficarão sob uma cobertura com 2,5 metros (8,25 pés) de altura.
O piso é de concreto.
Tomadas elétricas disponíveis em toda a área
Haverá tomadas elétricas em toda a área de exposição para carregar notebooks e celulares. Esse serviço é oferecido como cortesia aos expositores. Caso seja necessária uma capacidade elétrica maior para sua exposição, entre em contato com Margaret pelo e-mail exhibits@maestromeetings.org para obter informações sobre as opções disponíveis e os custos.
Critérios para expor e anunciar
O conteúdo e os materiais expostos devem estar de acordo com a área dos estudos latino-americanos e contribuir para o desenvolvimento profissional de acadêmicos, profissionais, educadores e estudantes. A LASA reserva-se o direito de restringir exposições e materiais publicitários que não estejam de acordo com esses critérios ou que prejudiquem os interesses gerais da exposição.
Taxas de locação e cronograma de pagamento
O sistema de pagamento on-line permite reservar um espaço e efetuar o pagamento em até 30 dias, solicitar uma fatura ou pagar no momento do pedido. Os espaços cujo pagamento integral não for efetuado após 30 dias voltarão a ficar disponíveis para outros expositores. O prazo final para a compra é 27 de abril de 2027. Ao utilizar o formulário de reserva, uma fatura será enviada em até duas semanas após o pedido. O espaço será atribuído após a confirmação do pagamento.
Cancelamento
Os cancelamentos realizados antes de 1º de maio de 2027 serão reembolsados, com a dedução de uma taxa administrativa de 20%. Os cancelamentos realizados após 1º de maio de 2027 não serão reembolsados. A LASA reserva-se o direito de reorganizar a planta da exposição caso surjam problemas. Se um expositor não ocupar o espaço contratado até as 9h de quarta-feira, 16 de junho, horário de abertura da exposição, a LASA poderá realocar o espaço sem obrigação de reembolso. Os expositores que chegarem após o horário de montagem deverão ocupar o espaço que lhes for realocado.
Inscrição: A inscrição será realizada antes do Congresso, mediante o envio dos nomes, números de identificação e endereços de e-mail da equipe de exposição. Um representante da LASA ou da MaestroMeetings entrará em contato com a pessoa responsável pelo estande para coletar essas informações. Serão enviadas instruções para imprimir os crachás antes do Congresso.
Serão oferecidas três (3) inscrições gratuitas por estande. Os crachás são intransferíveis e só poderão ser utilizados pelos representantes do expositor que efetuou o pagamento original. Durante os horários de montagem e desmontagem, somente os representantes autorizados dos estandes poderão acessar a área de exposição. Observação: Os participantes do Congresso deverão adquirir a inscrição correspondente. Os crachás de expositor não dão direito à participação ativa nas atividades do Congresso. Crachás adicionais poderão ser adquiridos por US$ 30.
Leis e regulamentos
Os expositores deverão cumprir todas as normas de prevenção contra incêndios, saúde e segurança aplicáveis ao edifício. Os materiais excedentes da exposição deverão ser armazenados adequadamente sob as mesas, pois não haverá serviço de armazenamento fora do local. Não bloqueie os corredores com materiais adicionais. Não é permitido instalar estruturas nas laterais dos estandes que possam obstruir a visibilidade dos estandes adjacentes. A LASA reserva-se o direito de solicitar a remoção de qualquer objeto colocado nos corredores.
Certifique-se de que o uso do espaço ao redor do seu estande não interfira na visibilidade das mesas dos demais expositores. Evite qualquer montagem que restrinja a circulação dos participantes.
Recomendamos que os expositores não deixem seus estandes sem supervisão durante o horário da exposição. É proibido ceder ou sublocar qualquer espaço atribuído. Os expositores são responsáveis por contratar um seguro que cubra seus bens. Os expositores reconhecem que nem a LASA nem a UNAM são responsáveis por perdas ocorridas em seus estandes.
Consolidação e envio de mercadorias
As informações sobre consolidação e envio de mercadorias serão fornecidas aos expositores na primavera de 2027. Solicitações especiais de mobiliário adicional, estantes para livros ou outros itens para os estandes poderão ser feitas quando as informações da empresa responsável pela consolidação forem disponibilizadas.
Estacionamento e carga por conta própria na Unidad de Posgrado
A UNAM disponibiliza um estacionamento para fornecedores, com acesso direto à área da feira do livro por meio de um caminho para pedestres.
Vendas e impostos
Todos os expositores que realizarem vendas durante o Congresso serão responsáveis por obter as licenças necessárias e recolher os impostos sobre vendas, quando aplicável. Os expositores também deverão cumprir todos os requisitos comerciais e alfandegários aplicáveis na Cidade do México.
Plataformas de ponto de venda
Nem todas as plataformas de ponto de venda podem funcionar no México. Recomendamos que você pesquise a plataforma de vendas mais adequada antes da chegada. Haverá Wi-Fi e serviço de telefonia celular na área de exposição.
Segurança
A LASA disponibilizará segurança na área de exposição. No entanto, nem a LASA nem a UNAM serão responsáveis por danos ou prejuízos aos bens, funcionários ou representantes dos expositores decorrentes de roubo, incêndio, acidente ou outras causas. O expositor isenta a LASA e a UNAM de quaisquer reclamações dessa natureza e concorda em indenizá-las por quaisquer reclamações decorrentes das atividades do expositor, de seus dirigentes e funcionários.
Eventos privados
Os expositores não poderão agendar ou organizar eventos privados, coquetéis, eventos especiais ou outras atividades de recepção sem a autorização do responsável pelas vendas de espaços de exposição da LASA. Para solicitar um evento ou serviços de buffet, entre em contato pelo e-mail exhibits@maestromeetings.org. Os eventos sociais deverão ser programados para horários e locais que não interfiram nas atividades da exposição.
Danos à propriedade
O expositor será responsável pelos danos causados por ele próprio, seus agentes, funcionários ou representantes aos pisos, paredes ou colunas do edifício, aos equipamentos padrão dos estandes ou aos bens de outros expositores. É proibido utilizar qualquer tipo de tinta, laca, adesivo ou outro revestimento na construção ou no revestimento de colunas, pisos ou paredes, ou nos equipamentos dos estandes.
Mão de obra
Todo o trabalho relacionado ao espaço de exposição fornecido deverá ser realizado pela própria equipe do expositor, cujos integrantes deverão portar identificação visível da empresa à qual pertencem. A LASA não será responsável por quaisquer taxas ou custos adicionais referentes a serviços contratados pelo expositor.
Outras disposições
Todos os assuntos não especificamente contemplados neste regulamento estarão sujeitos à decisão da LASA. A LASA poderá, a seu exclusivo critério, realizar alterações, modificações ou acréscimos razoáveis às normas contratuais. A LASA notificará os expositores por escrito sobre quaisquer alterações ou acréscimos a este regulamento.