Règlement pour les Exposants
Lieu, Dates, et Heures de l'Exposition
Le salon LASA2023 aura lieu au Centre de Conventions de Vancouver, à Vancouver, en Colombie-Britannique. Le Hall d'Exposition sera ouvert le Jeudi 25 mai, le vendredi 26 mai et le samedi 27 mai de 9h30 a 19h30.
Installation et Démontage
Les exposants installeront leurs kiosques le mercredi 24 mai de 14h à 20h (sous réserve de modifications). Les exposants pourront démonter leurs kiosques le samedi 27 mai, de 19h30 à 22h. Le démontage des kiosques doit être terminé pendant cette période et le démontage anticipé n'est pas autorisé.
Attribution d'Espace
L'attribution des kiosques se fait au moment de l'achat ou sera effectuée par le personnel de la LASA lorsque la demande se fait via formulaire. L'espace du kiosque ne peut être occupé et exploité que par l'exposant initial payant. Les sponsors bénéficieront d'un emplacement préférentiel pour leur kiosque.
Conditions d'Exposition et de Publicité
Le contenu et le matériel exposés doivent être conformes à la discipline des études latino-américaines et au développement professionnel des chercheurs, professionnels, éducateurs et étudiants. LASA se réserve le droit de restreindre les expositions et le matériel publicitaire qui sont incompatibles avec la référence mentionnée ci-dessus et qui interfèrent avec le meilleur intérêt de l'exposition.
Prix de Location et Paiement
Le paiement est dû intégralement au moment de l'achat. La date limite d'achat est le 24 mars 2023.
Annulation
Toute annulation avant le 1er avril 2023 sera remboursée, moins des frais de service de 350 dollars. Toute annulation après le 1er avril 2023 ne sera pas remboursée. LASA se réserve le droit de réorganiser le plan du salon en cas de problème. Si un exposant n'occupe pas l'espace contracté avant le jeudi 25 mai à 9h30, l'espace pourra être réaffecté par LASA sans obligation de remboursement. Tout exposant arrivant après l'heure de montage sera relocalisé dans un autre espace.
Inscription
L'inscription se fera avant le Congrès en fournissant les noms et adresses électroniques du personnel de votre kiosque d'exposition. Un représentant de LASA ou de MaestroMeetings communiquera avec le contact principal pour recueillir ces informations. Trois inscriptions gratuites seront fournies par kiosque. Les exposants sont tenus de toujours porter leur badge pour entrer dans le hall d'exposition. Les badges ne sont pas transférables et ne peuvent être portés que par les représentants originaux de l'exposant payant. Seuls les représentants autorisés des kiosques seront admis dans le hall d'exposition pendant les heures de montage et de démontage.
Note: Les participants au Congrès doivent s'inscrire au Congrès. Les badges d'exposants ne donnent pas droit à la participation au Congrès.
Lois et Règlements
Les exposants doivent se conformer à toutes les réglementations en matière d'incendie, de santé et de sécurité au Centre de Conventions. Le matériel d'exposition excédentaire doit être entreposé de manière appropriée auprès des services de Levy Expo, et non sous les tables des kiosques, dans les allées ou derrière les rideaux. Aucune construction n'est autorisée sur les côtés des tables des kiosques, dans les allées ou derrière les rideaux. Aucune construction n'est autorisée sur les côtés du kiosque qui pourrait obstruer la vue des kiosque adjacents. Pendant les heures d'exposition, les exposants sont tenus de ne pas laisser leur kiosque sans surveillance. Il est interdit pendant l'exposition de céder ou de sous-louer tout espace attribué. Les exposants sont responsables de l'obtention d'une assurance couvrant la propriété de l'exposant. Les exposants comprennent que ni la LASA ni le Centre de Conventions de Vancouver ne sont responsables de fournir une assurance aux exposants.
Ventes et Taxes
Tous les exposants effectuant des ventes pendant le Congrès sont responsables de l'obtention d'un permis valide et de la perception de la taxe de vente dans le Hall d'Exposition. Les exposants sont responsables d'avoir toutes les exigences commerciales et douanières associées à la ville de Vancouver, Canada.
Sécurité
La LASA assurera la sécurité pendant l'installation et le démontage des exposants et lorsque le hall d'exposition sera fermé au public. Cependant, LASA et le Centre de Conventions de Vancouver ne sont pas responsables de la perte ou du vol du matériel des exposants. La LASA et le Centre de Conventions de Vancouver ne sont pas responsables des dommages causés aux biens, aux employés ou aux agents de l'exposant par le vol, le feu, les accidents ou d'autres causes. L'exposant libère par la présente la LASA et le Centre de Conventions de Vancouver de toute réclamation de ce type et de toute nature et accepte d'indemniser la LASA et le VCC de toute réclamation découlant des activités de l'exposant, de ses agents et de ses employés.
Événements Privés
Les exposants ne peuvent organiser ou accueillir des événements privées, des cocktails, des activités spéciales ou d'autres fonctions d'accueil sans l'accord de la personne chargée des événements spéciaux. Les activités sociales doivent être programmées et prévues sans interférer avec les activités de l'exposition.
Dommage des Biens
L'exposant est responsable des dommages causés par l'exposant, ses agents, ses employés ou ses représentants aux sols, murs ou colonnes du bâtiment, à l'équipement standard du kiosque ou à la propriété d'autres exposants. Il est interdit d'utiliser toute sorte de peinture, de laque, d'adhésif ou d'autres revêtements sur les colonnes, le sol ou les murs du bâtiment, ou sur l'équipement du kiosque.
Main d'Œuvre
Tous les travaux pour l'espace d'exposition fourni doivent être effectués par le personnel du syndicat ayant la juridiction locale ou par leur propre personnel et doivent avoir une identification visible de leur entreprise. Les exposants ont la possibilité d'utiliser les services de Levy Expo. LASA ne sera pas responsable des frais ou charges supplémentaires pour tout service contracté par l'exposant.
Autres
Tous les points non couverts spécifiquement par ce règlement sont soumis à la décision de LASA. La LASA peut, à sa seule discrétion, apporter des changements, des modifications ou des ajouts raisonnables au Règlement du contrat. LASA informera les exposants par écrit de tout changement ou ajout à ce règlement.